Πολιτική απορρήτου
Η πολιτική αυτή εξηγεί πώς επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα όταν επισκέπτεστε τον ιστότοπο esymvoulos.gr, επικοινωνείτε μαζί μας ή χρησιμοποιείτε την εφαρμογή eSymvoulos (app.esymvoulos.gr). Βασίζεται στον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ, 2016/679) και στον ν. 4624/2019.
1. Ποιοι είμαστε και σε ποιον ρόλο ενεργούμε
Η εταιρεία ESYMVOULOS ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ Ι.Κ.Ε., αρ. ΓΕΜΗ 163699801000, ΑΦΜ 801806609, με έδρα 5ο χλμ. Ρόδου–Λίνδου, Ρόδος, ΤΚ 85100 (η «Εταιρεία») ενεργεί:
- ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα των ενοτήτων 2 και 3 (επισκέπτες του ιστότοπου, ενδιαφερόμενοι, χρήστες και λογαριασμοί των γραφείων, χρεώσεις).
- ως εκτελών την επεξεργασία για τα στοιχεία των πελατών που καταχωρούν τα γραφεία στην εφαρμογή (ενότητα 4). Για αυτά υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το κάθε γραφείο και ισχύει η Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων.
Για θέματα προσωπικών δεδομένων γράψτε στο rodos@aplan.gr. Δεν έχουμε ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ), γιατί δεν συντρέχει υποχρέωση του άρθρου 37 ΓΚΠΔ· το email αυτό διαβάζεται από άτομο υπεύθυνο για την προστασία δεδομένων.
2. Τι δεδομένα επεξεργαζόμαστε, γιατί και με ποια νομική βάση
| Δεδομένα | Σκοπός | Νομική βάση | Διατήρηση |
|---|---|---|---|
| Ονοματεπώνυμο, γραφείο, τηλέφωνο ή email και μήνυμα (φόρμα «Ζητήστε παρουσίαση» και σελίδα επικοινωνίας) | Να επικοινωνήσουμε και να κάνουμε παρουσίαση ή να απαντήσουμε | Μέτρα πριν από τη σύμβαση, κατόπιν αιτήματός σας (άρθρο 6(1)(β)) | Έως 12 μήνες από την τελευταία επικοινωνία, εκτός αν προχωρήσουμε σε σύμβαση |
| Email, όνομα γραφείου, πακέτο και επιλογές αγοράς (κατά την αγορά από τον ιστότοπο) | Δημιουργία του λογαριασμού και του γραφείου, παροχή της υπηρεσίας | Εκτέλεση της σύμβασης (6(1)(β)) | Όσο διαρκεί η σύμβαση και 12 μήνες μετά τη λήξη της |
| Όνομα, email, ρόλος, κωδικός (αποθηκεύεται μόνο ως κατακερματισμός), ιστορικό ενεργειών των χρηστών της εφαρμογής | Παροχή της υπηρεσίας, ασφάλεια, καταγραφή ενεργειών, έλεγχος πρόσβασης | Εκτέλεση της σύμβασης (6(1)(β)) και έννομο συμφέρον ασφάλειας (6(1)(στ)) | Όσο διαρκεί η σύμβαση και 12 μήνες μετά τη λήξη της |
| Στοιχεία χρέωσης: πακέτο, υπόλοιπο και κινήσεις μονάδων, αναγνωριστικά πληρωμής και τιμολογίων του Stripe | Χρέωση, λογιστική τήρηση, επίλυση διαφορών | Εκτέλεση της σύμβασης (6(1)(β)) και νομική υποχρέωση (6(1)(γ)) | Όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία (σήμερα πέντε έτη από το τέλος της διαχειριστικής περιόδου) |
| Διεύθυνση IP, ώρα και διεύθυνση αιτήματος (αρχεία καταγραφής του server) | Ασφάλεια, αντιμετώπιση σφαλμάτων και κατάχρησης | Έννομο συμφέρον (6(1)(στ)) | Έως 30 ημέρες |
| Αναγνωριστικό συσκευής σύνδεσης (cookie ασφαλείας) και αριθμός αποτυχημένων προσπαθειών σύνδεσης | Προστασία των λογαριασμών από εισβολή με δοκιμές κωδικών | Έννομο συμφέρον ασφάλειας (6(1)(στ)) | Οι αποτυχίες διαγράφονται αυτόματα μέσα σε 1 ημέρα· το cookie διαρκεί έως 400 ημέρες |
| Ερωτήσεις προς τον βοηθό της εφαρμογής | Να απαντηθεί η ερώτηση | Εκτέλεση της σύμβασης (6(1)(β)) | Δεν τηρούνται από εμάς πέρα από την απάντηση· δείτε την ενότητα 6 |
Δεν παίρνουμε αποφάσεις αποκλειστικά με αυτοματοποιημένη επεξεργασία που παράγουν έννομα αποτελέσματα για εσάς. Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας για διαφήμιση και δεν τα πουλάμε.
3. Πηγή των δεδομένων
Τα δεδομένα των ενοτήτων 2 παρέχονται από εσάς (φόρμες, αγορά, χρήση της εφαρμογής) ή δημιουργούνται κατά τη χρήση (ιστορικό ενεργειών, κινήσεις μονάδων, αρχεία καταγραφής). Τα στοιχεία πληρωμής προέρχονται από το Stripe.
4. Δεδομένα που καταχωρούν τα γραφεία για τους πελάτες τους
Στην εφαρμογή τα γραφεία καταχωρούν ή αντλούν από πηγές του Δημοσίου στοιχεία των δικών τους πελατών (π.χ. επωνυμία, ΑΦΜ, φορολογικά και εργασιακά στοιχεία, στοιχεία εκπροσώπων, αρχεία, κωδικοί πρόσβασης σε πηγές). Για αυτά υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το γραφείο και εμείς ενεργούμε ως εκτελών την επεξεργασία, βάσει της Συμφωνίας Επεξεργασίας Δεδομένων (άρθρο 28 ΓΚΠΔ). Αιτήματα υποκειμένων των δεδομένων για αυτά τα στοιχεία απευθύνονται στο γραφείο· αν ληφθούν από εμάς, τα προωθούμε χωρίς καθυστέρηση.
5. Αποδέκτες και υπεργολάβοι
Χρησιμοποιούμε τους εξής παρόχους (εκτελούντες ή υπο-εκτελούντες):
| Πάροχος | Σκοπός | Τοποθεσία |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH (Γερμανία) | Φιλοξενία του server, της βάσης δεδομένων και των αντιγράφων ασφαλείας | ΕΕ· datacenter Falkenstein, Γερμανία |
| Cloudflare, Inc. | DNS και προστασία δικτύου του domain | ΗΠΑ / παγκόσμιο δίκτυο· εγγυήσεις Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ |
| Stripe Payments Europe, Ltd (Ιρλανδία) και Stripe, Inc. | Εισπράξεις συνδρομών και αγορών μονάδων. Τα στοιχεία κάρτας δίνονται απευθείας στο Stripe· δεν τα βλέπουμε ούτε τα αποθηκεύουμε | ΕΕ / ΗΠΑ· εγγυήσεις Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ |
| Anthropic, PBC | Βοηθός επεξήγησης μέσα στην εφαρμογή και ανάγνωση δημόσιων προσκλήσεων προγραμμάτων. Στέλνονται οι ερωτήσεις του χρήστη προς τον βοηθό και τα κείμενα των προσκλήσεων, όχι ο κατάλογος πελατών | ΗΠΑ· εγγυήσεις Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Αναφορά τεχνικών σφαλμάτων. Δεν στέλνονται προσωπικά δεδομένα χρηστών ή πελατών | Περιοχή ΕΕ (Γερμανία)· εταιρεία ΗΠΑ· εγγυήσεις Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ |
| Techinfinity (υπηρεσία email) | Αποστολή μηνυμάτων της πλατφόρμας (στοιχεία σύνδεσης, ειδοποιήσεις) | ΕΕ (Γερμανία) |
| Google Ireland Ltd / Google LLC | Gmail για την αποστολή μηνυμάτων σχολίων και αναφοράς προβλημάτων προς την Εταιρεία· και, μόνο αν ο χρήστης συνδέσει το Google Calendar του, συγχρονισμός ραντεβού και προθεσμιών | ΕΕ / ΗΠΑ· εγγυήσεις Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ |
Το γραφείο που χρησιμοποιεί την εφαρμογή μπορεί επιπλέον να ρυθμίσει δικό του mailbox για την αποστολή μηνυμάτων προς τους πελάτες του· σε αυτή την περίπτωση το γραφείο είναι υπεύθυνος επεξεργασίας και ο πάροχος email του ενεργεί για λογαριασμό του. Κοινοποιούμε δεδομένα και σε δημόσιες αρχές όταν το απαιτεί ο νόμος. Δεν πουλάμε προσωπικά δεδομένα.
6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ/ΕΟΧ
Ορισμένοι από τους παραπάνω παρόχους (Cloudflare, Stripe, Anthropic, Google) ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα στις ΗΠΑ ή σε άλλες τρίτες χώρες. Η διαβίβαση γίνεται μόνο με τις εγγυήσεις του Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ, δηλαδή απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (π.χ. Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ για συμμετέχοντες παρόχους) ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. Αντίγραφο των εγγυήσεων μπορείτε να ζητήσετε στο rodos@aplan.gr.
Βοηθός της εφαρμογής: οι ερωτήσεις που γράφετε στον βοηθό αποστέλλονται στον πάροχο AI για να απαντηθούν. Μην γράφετε σε αυτές στοιχεία πελατών, ΑΦΜ ή κωδικούς. Ο βοηθός δεν έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων των πελατών σας.
7. Πόσο χρόνο κρατάμε τα δεδομένα
Οι χρόνοι διατήρησης αναγράφονται στον πίνακα της ενότητας 2. Στη λήξη της σύμβασης τα στοιχεία των πελατών του γραφείου επιστρέφονται ή διαγράφονται όπως ορίζει η Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων. Τα αντίγραφα ασφαλείας της βάσης διατηρούνται 14 ημέρες, οπότε ό,τι διαγράφεται εξαφανίζεται και από αυτά το πολύ σε 14 ημέρες.
8. Τα δικαιώματά σας
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού της επεξεργασίας, φορητότητας και εναντίωσης στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον. Όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συναίνεση, μπορείτε να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε. Για να τα ασκήσετε γράψτε στο rodos@aplan.gr· απαντάμε εντός ενός μηνός. Μπορεί να ζητήσουμε στοιχεία για να βεβαιωθούμε ποιος είστε. Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, www.dpa.gr).
9. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα
- Οι κωδικοί πρόσβασης των χρηστών αποθηκεύονται μόνο ως κατακερματισμός (scrypt)· οι κωδικοί πηγών των πελατών αποθηκεύονται κρυπτογραφημένοι και δεν εμφανίζονται στις φόρμες.
- Κάθε γραφείο βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα· μέσα στο γραφείο, κάθε στέλεχος μπορεί να βλέπει μόνο τους πελάτες που επιβλέπει, αν έτσι οριστεί.
- Κάθε ενέργεια καταγράφεται ανά χρήστη, με ώρα και πελάτη.
- Η επικοινωνία γίνεται με HTTPS. Η βάση δεδομένων αντιγράφεται κάθε νύχτα με κρυπτογράφηση (AES-256).
- Αναλυτικά μέτρα: σελίδα Ασφάλεια.
Σε περίπτωση παραβίασης που θέτει σε κίνδυνο τα δικαιώματά σας, ενημερώνουμε την Αρχή και, όπου απαιτείται, εσάς, σύμφωνα με τα άρθρα 33 και 34 ΓΚΠΔ.
10. Cookies
Δείτε την πολιτική cookies. Ο ιστότοπος δεν χρησιμοποιεί cookies παρακολούθησης ή διαφήμισης.
11. Παιδιά
Η υπηρεσία απευθύνεται σε επαγγελματίες και δεν αφορά ανηλίκους. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα ανηλίκων.
12. Αλλαγές
Αν αλλάξει η πολιτική, θα ενημερωθεί η ημερομηνία στην κορυφή της σελίδας και, για ουσιώδεις αλλαγές, θα ενημερώσουμε τους χρήστες της εφαρμογής.